Zorg voor uw medische data

Medical Research Data Management (MRDM) is Bewerker van medische data voor Zorgaanbieders en centraal knooppunt voor distributie van informatie. Veilig, accuraat en betrouwbaar. Uw medische data is onze zorg!

FAQ: Algemene voorwaarden

 

 

Zijn er nog voorwaarden waar rekening mee moet worden gehouden?

Ja, wanneer u in batch aanlevert zijn er een aantal zaken waar rekening mee moet worden gehouden. U kunt de algemene voorwaarden en aanvullende regels op bestandsformaten in de volgende koppen puntsgewijs terug lezen.

+

Kan ik eerder aangeleverde gegevens via batch aanlevering aanpassen / updaten?

Wanneer er gegevens in de registratie staan die gewijzigd dienen te worden is dit, wanneer er via batch gegevens worden aangeleverd, op twee manieren mogelijk.

De gehele registratiedatabase voor uw organisatie wordt leeggehaald. De organisatie levert vervolgens een batch aan met alle gegevens, inclusief de aanpassingen.

Het is ook mogelijk dat er op kalenderjaar wordt geüpdatet. In dit scenario wordt niet de gehele database leeggehaald maar slechts het kalenderjaar waar de gegevens die aangepast moeten worden zich in bevinden. Aan deze optie worden aanvullende regels gesteld die u hieronder kunt teruglezen.

Updaten per kalenderjaar

Het is mogelijk gegevens per kalenderjaar te updaten. Wanneer u hiervoor kiest dienen de batches ook per kalenderjaar te worden aangeleverd in plaats van meerdere kalenderjaren tegelijkertijd in een batch aanlevering.

Wanneer u per kalenderjaar gegevens wilt updaten, dient hier afstemming over plaats te vinden. U kunt contact opnemen met de DICA servicedesk.

+

Is er een minimum aantal aanleveringen waar per jaar, per registratie aan moet worden voldaan?

Een organisatie die voor een registratie per batch gegevens aanlevert, levert minimaal een keer per kwartaal een batch aan voor de betreffende registratie.

+

Aanvullende regels bij het aanleveren in CSV formaat

Als in CSV wordt aangeleverd dan gelden de volgende regels voor de inhoud van het bestand:

 

nr

Omschrijving

1

Het eerste record (regel) in het CSV bestand moet een header record zijn met daarin de kolommen (velden)

 

De header regel is ook opgemaakt als elk ander CSV record in overeenstemming met de definities die hieronder staan

2

Elk record is één regel ...maar

 

Een record scheidingsteken mag bestaan uit een "line feed" (ASCII/LF=0x0A), of een "carriage return en line feed" paar (ASCII/CRLF=0x0D 0x0A).

 

velden mogen "line-breaks" bevatten (zie hieronder) zodat een record uit meerdere regels kan bestaan.

3

De velden worden gescheiden door punt-komma's.

 

Bijvoorbeeld:

 

John;Doe;120 any st.;"Anytown, WW";08123

4

Spaties and tabs voorafgaand en volgend op de komma scheidingstekens worden genegeerd.

 

Bijvoorbeeld:

 

John , Doe ,... wordt "John" and "Doe", etc.

5

Velden die een dubbel citaat tekens bevatten moeten worden voorafgegaan en afgesloten met een dubbel citaat teken, en elk dubbel citaat teken in het veld moet worden voorafgegaan met een dubbel citaat teken.

 

Bijvoorbeeld:

 

John "Da Man" Doe moet veranderd worden in "John ""Da Man"" Doe"

6

Een veld dat "line-breaks" bevat moet worden voorafgegaan en afgesloten met een dubbel citaat teken

 

Bijvoorbeeld:

 

Field 1: Conference room 1

 

Field 2: John,

 

Please bring the M. Mathers file for review

 

-J.L.

 

Field 3: 10/18/2002

 

moet worden:

 

Conference room 1; "John,

 

Please bring the M. Mathers file for review

 

-J.L.";10/18/2002,...

 

Merk op dat dit één enkel CSV record is, zelfs al heeft het meer dan één regel in de CSV file. Dit is mogelijk omdat de "line breaks" zicht bevinden tussen de dubbele citaat tekens van het veld.

 

Implementatie notitie: In Excel kan het gebeuren dat spaties tussen het komma veld scheidingsteken en het dubbel citaat teken ervoor zorgen dat het veld niet wordt gezien als veld met voorafgaand en sluitend dubbel citaat teken. Om dit te voorkomen kunnen simpelweg alle spaties worden verwijderd tussen het komma veld scheidingsteken en het dubbel citaat teken.

7

Velden die beginnen of eindigen met spaties moeten worden voorafgegaan en afgesloten met een dubbel citaat teken

 

Bijvoorbeeld:

 

John, Doe ,... moet doorgegeven worden als: John;" Doe ";...

8

Velden mogen altijd tussen dubbele citaat tekens worden gezet.

 

De citaat tekens zullen niet onderdeel zijn van de ingelezen data

9

Numerieke waarden hebben de punt "." als decimaal scheidingsteken en bevat verder geen duizendtal scheidingstekens

 

Bijvoorbeeld voor decimale getallen:

 

873287623876.876

 

en voor gehele getallen

 

872723

12

Geen waarde aanleveren

 

Als er geen waarde aangeleverd moet worden dan moet er ook inderdaad niets worden aangeleverd.

 

Bijvoorbeeld: Het derde veld is leeg.

 

“text”;12;;”naam”;23

13

Lege string

 

Als er expliciet een lege string moet worden aangeleverd dan moet het veld voorafgegaan en afgesloten worden met een dubbel citaat teken.

 

Bijvoorbeeld: Het derde veld is een lege string

 

“text”;12;””;”naam”;23

+

Aanvullende regels bij het aanleveren in XLS(X) formaat

Als in XLS of XLSX wordt aangeleverd dan gelden de volgende regels voor de inhoud van het bestand:

 

Nr

Omschrijving

1

Bij voorkeur wordt er gebruik gemaakt van Microsoft Excel versie 2007 of hoger.

2

De variabele namen dienen in de eerste regel achter elkaar te worden geplaatst.

3

Er mogen geen lege rijen tussen de data staan

4

Datum formaten dienen uniform door het bestand aangeleverd te worden. Het gaat hier om datum formaten van de variabelen die van het type [date] of [datetime] zijn aangemerkt in de survey registratie.

5

Decimalen dienen door het bestand heen uniform te worden aangeleverd. Dit houdt in dat er of gebruik wordt gemaakt van een punt of van een komma.

6

Alle tabbladen die aangeleverd worden, worden ingelezen. Er dient dus alleen data aangeleverd te worden die verwerkt moet worden.

7

Bij een multi aanlevering gaat de voorkeur uit naar een tabblad per dataset in plaats van een bestand per dataset.

9

Als er een tabblad of bestand per dataset wordt aangeleverd dan dient de naam van het tabblad, de naam van de dataset te zijn.

10

De extensie van het bestand moet XLS of XLSX zijn.

11

Het bestand hoeft geen opmaak te bevatten (kleurtjes, dik gedrukte tekst, ect.)

 

+